Sicherheit & Datenschutz
WerkoApp verarbeitet Angebote, Rechnungen, Kundendaten und Buchhaltung — also genau die Daten, die Ihren Betrieb ausmachen. Hier erfahren Sie transparent, wie wir sie schützen.
Hosting & Standort
Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union gespeichert (Hetzner Online, Deutschland). Es findet keine Datenübertragung in Drittländer außerhalb der EU statt — mit Ausnahme klar benannter Subprozessoren (siehe unten).
Verschlüsselung
Übertragung (in transit)
Die gesamte Kommunikation läuft ausschließlich über TLS/SSL (HTTPS). Unverschlüsselte Verbindungen werden automatisch auf HTTPS umgeleitet.
Speicherung (at rest)
Hochgeladene Dokumente, Fotos und Dateien werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.
Zugriffsschutz
- 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) per TOTP (Google Authenticator, Authy o. ä.) — von jedem Benutzer individuell aktivierbar.
- Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert, sondern als sicherer Hash (PBKDF2).
- Ein-Sitzungs-Prinzip: pro Benutzer ist nur eine aktive Sitzung gleichzeitig möglich.
- Rollen- und rechtebasierter Zugriff innerhalb Ihres Teams.
Strikte Mandantentrennung
Jeder Betrieb (Mandant) ist vollständig von anderen isoliert. Ihre Daten sind ausschließlich für Ihr eigenes Konto sichtbar — eine Vermischung mit Daten anderer Kunden ist technisch ausgeschlossen.
Backups
Wir erstellen regelmäßige Backups der Datenbank, um Datenverlust bei technischen Störungen vorzubeugen. Zusätzlich stehen Ihnen jederzeit eigene Export-Funktionen zur Verfügung (PDF, CSV, DATEV/BMD) — wir empfehlen eine regelmäßige eigene Datensicherung.
KI-Funktionen & Ihre Daten
Einige optionale Funktionen (z. B. KI-Diktat, Rechnungs-Erkennung, E-Mail-Vorschläge) nutzen externe KI-Dienste. Dabei gilt:
- Inhalte werden ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage übermittelt und nicht zum Training der Modelle verwendet.
- KI-Vorschläge (z. B. E-Mail-Antworten) werden nie automatisch gesendet — Sie prüfen und bestätigen jeden Schritt selbst.
- Die KI-Funktionen sind optional und können ungenutzt bleiben.
Ihre Rechte (DSGVO)
- Auskunft & Übertragbarkeit: Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren (Art. 15 & 20 DSGVO).
- Löschung: Auf Wunsch löschen wir Ihr Konto und alle Daten unwiderruflich.
- Aufbewahrung nach Vertragsende: Nach Kündigung bleiben Ihre Daten 90 Tage gespeichert (Reaktivierung durch Abschluss eines Pakets möglich), danach werden sie gemäß DSGVO gelöscht — vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Details in unserer Datenschutzerklärung.
E-Mail-Versand
Der E-Mail-Versand erfolgt über unseren eigenen Mailserver in der EU — es ist kein externer E-Mail-Dienstleister zwischengeschaltet.
Subprozessoren
Für einzelne Funktionen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein:
| Dienst | Zweck | Standort |
|---|---|---|
| Hetzner Online | Hosting & Speicher | EU (DE) |
| Stripe | Zahlungsabwicklung | EU / USA* |
| Apple / Google | Push-Benachrichtigungen | USA* |
| Google (Gemini), Anthropic (Claude) | optionale KI-Funktionen | USA* |
* Übermittlung auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln. Push- und KI-Dienste werden nur bei aktiver Nutzung der jeweiligen Funktion angesprochen.
Sicherheitsproblem melden
Haben Sie eine Sicherheitslücke entdeckt? Bitte melden Sie sie vertraulich an support@werko.app. Wir prüfen jede Meldung und melden uns zurück.