Zwei Werkzeuge für den Abschluss: Mit der Festschreibung schützen Sie einen abgeschlossenen Zeitraum vor Änderungen (Österreich und Deutschland). Die Einnahmenüberschussrechnung (nur Deutschland) fasst Ihre bezahlten Einnahmen und Ausgaben nach den Zeilen der Anlage EÜR zusammen. WerkoApp ersetzt keine Steuerberatung und übermittelt nichts ans Finanzamt.
Mitarbeiter brauchen das Recht Buchhaltung. Zurücknehmen kann eine Festschreibung nur der Inhaber.
Zeitraum festschreiben
Nach der Abgabe der UVA bzw. UStVA oder nach dem Jahresabschluss sollen sich die Zahlen nicht mehr ändern (GoBD, § 146 Abs. 4 AO; in Österreich § 131 BAO).
- Öffnen Sie Buchhaltung → Einstellungen.
- Tragen Sie im Abschnitt Festschreibung unter Festschreiben bis einschließlich den letzten Tag ein, z. B. den 30.09. nach der Voranmeldung für das dritte Quartal.
- Klicken Sie auf Festschreiben und bestätigen Sie.
Schneller geht es im UVA- bzw. UStVA-Bericht: Ist der gezeigte Zeitraum vorbei und noch nicht festgeschrieben, steht oben Festschreiben mit dem Ende des Zeitraums.
Ein Datum in der Zukunft geht nicht, und das Datum lässt sich nur nach vorne schieben.
Was danach gesperrt ist
Bis einschließlich zum festgeschriebenen Tag:
- Eingangsrechnungen und externe Ausgangsrechnungen (nach Rechnungsdatum): Betrag, Steuersatz, Konto, Nummer, Lieferant/Kunde, Datum, Reverse Charge und Beleg lassen sich nicht mehr ändern, die Rechnung nicht stornieren oder löschen.
- Zahlungen: Ein Zahldatum im festgeschriebenen Zeitraum lässt sich nicht setzen oder ändern. Eine alte Rechnung, die Sie erst jetzt bezahlen, markieren Sie ganz normal als bezahlt – das Zahldatum liegt ja im offenen Zeitraum.
- Buchungssätze im Journal (nach Buchungsdatum): nicht ändern, nicht löschen.
- Kontoauszüge (nach Buchungsdatum der Zeile): Zuordnungen nicht ändern, Auszug nicht löschen. Der automatische Abgleich lässt diese Zeilen aus.
Weiter frei bleiben Notiz, Beschreibung und die Zuordnung zu Kunde, Projekt oder Arbeitschein. KI-Entwürfe, die Sie noch nicht bestätigt haben, sind noch nicht gebucht und lassen sich bearbeiten.
Wer etwas Gesperrtes ändern oder löschen will, bekommt die Meldung „Der Zeitraum bis … ist festgeschrieben“. Bei Massenlöschen gilt: alles oder nichts. Korrekturen buchen Sie im offenen Zeitraum, z. B. als Gutschrift oder Storno mit aktuellem Datum.
Eine Rechnung, die erst später eingeht, aber ein altes Rechnungsdatum hat, dürfen Sie trotzdem erfassen. WerkoApp weist dann darauf hin, dass sie einen abgeschlossenen Zeitraum betrifft – klären Sie mit Ihrer Kanzlei, ob die Voranmeldung berichtigt wird.
Gesendete Ausgangsrechnungen aus WerkoApp sind unabhängig davon schon ab dem Versand festgeschrieben; in der Liste der Ausgangsrechnungen fehlt bei ihnen der Löschen-Knopf.
Festschreibung zurücknehmen
Nur der Inhaber, und nur mit Begründung:
- Buchhaltung → Einstellungen, Abschnitt Festschreibung.
- Klappen Sie Festschreibung zurücknehmen auf.
- Tragen Sie ein früheres Datum ein – oder lassen Sie das Feld leer, um die Festschreibung ganz aufzuheben.
- Schreiben Sie den Grund dazu und setzen Sie den Haken zur Bestätigung.
- Klicken Sie auf Zurücknehmen.
WerkoApp vermerkt jedes Festschreiben und jedes Zurücknehmen mit Datum, Benutzer und Grund im Protokoll (Verwaltung → Audit-Log).
Einnahmenüberschussrechnung (Deutschland)
- Öffnen Sie im Menü Buchhaltung → EÜR (nur bei Betrieben in Deutschland; auch über Buchhaltung → Übersicht → EÜR (Anlage EÜR)).
- Wählen Sie oben das Jahr.
- Mit Drucken öffnen Sie eine Druckansicht, mit CSV laden Sie die Zeilen für Ihren Steuerberater herunter.
Gezählt wird, was im Jahr bezahlt wurde (Zufluss-/Abflussprinzip, § 11 EStG) – maßgeblich ist Bezahlt am. Offene Rechnungen fehlen also.
| Zeile | Was WerkoApp einträgt |
|---|---|
| 12 | Einnahmen als Kleinunternehmer (§ 19 UStG, Haken unter Verwaltung → Firmenstammdaten) |
| 15 | umsatzsteuerpflichtige Einnahmen, netto |
| 16 | Einnahmen ohne Umsatzsteuer: § 13b, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr, steuerfrei |
| 17 | vereinnahmte Umsatzsteuer |
| 18 | Erstattung vom Finanzamt (externe Ausgangsrechnung auf dem Konto Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, SKR03 1780 / SKR04 3820) |
| 19 | Erlöse aus dem Verkauf von Anlagegütern (Abgang im Anlagenverzeichnis) |
| 27, 29, 30, 39 … 70 | Ausgaben nach dem Konto der Eingangsrechnung, z. B. Wareneingang → 27, Fremdleistungen → 29, Löhne → 30, Miete → 39, Telefon → 43, Bürobedarf und Werkzeug → 51, Werbung → 54, Kfz → 68–70, sonstiges → 60 |
| 32, 33 | Abschreibung (AfA) aus dem Anlagenverzeichnis: immaterielle (32) und bewegliche Wirtschaftsgüter (33) |
| 36 | geringwertige Wirtschaftsgüter: Sofortabschreibung aus dem Anlagenverzeichnis und Rechnungen auf dem Konto Sofortabschreibung GWG |
| 37 | Auflösung der Sammelposten (je ein Fünftel) |
| 38 | Restbuchwert ausgeschiedener Anlagegüter |
| 57 | gezahlte, abziehbare Vorsteuer, auch die Einfuhrumsatzsteuer |
| 58 | an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer (Eingangsrechnung „Finanzamt“ auf dem Konto Umsatzsteuer-Vorauszahlungen) |
| 63 | Bewirtung: 70 % abziehbar, die 30 % nicht abziehbar stehen daneben |
Darunter stehen Summe Betriebseinnahmen (Zeile 23), Summe Betriebsausgaben (Zeile 75) und der Gewinn bzw. Verlust. Klicken Sie bei einer Zeile auf Beleg(e), sehen Sie, welche Rechnungen darin stecken. Gibt es Anlagegüter, folgt als zweite Tabelle die Anlage AVEÜR mit Buchwert zu Beginn, Zugängen, AfA, Abgängen und Buchwert am Ende je Gruppe (Kfz, Büroausstattung, andere, immaterielle) und den Sammelposten je Jahr – auch in Druck und CSV.
Welche Zeile ein Konto bekommt, steht im Standardkontenrahmen (siehe UVA / UStVA und Export). Für eigene Konten wählen Sie die Zeile im Formular des Kontos unter Anlage-EÜR-Zeile.
Gut zu wissen:
- Anschaffungen auf Anlagekonten (z. B. Pkw, Maschinen) sind keine Betriebsausgabe im Jahr der Zahlung, sondern werden über die Abschreibung verteilt. Nehmen Sie sie mit Als Anlagegut übernehmen ins Anlagenverzeichnis auf – dann steht die AfA in Zeile 33. Rechnungen auf Anlagekonten ohne Anlagegut nennt der Bericht mit Hinweis; die Vorsteuer daraus steht trotzdem in Zeile 57.
- Eine Rechnung, aus der ein Anlagegut übernommen wurde, zählt nicht doppelt (als Ausgabe und als AfA).
- Gebäude-AfA (Zeile 31), Sonderabschreibungen (Zeilen 34–35), private Kfz-Nutzung und Entnahmen (Zeilen 20–21) und die Zeilen ab 76 rechnet WerkoApp nicht aus. Die ergänzen Sie mit Ihrer Kanzlei.
- Bei Reverse Charge und innergemeinschaftlichem Erwerb zählt nur der Nettobetrag; die selbst geschuldete Umsatzsteuer und die Vorsteuer heben sich in der UStVA auf.
- Ist ein Teil der Vorsteuer nicht abziehbar, bleibt dieser Teil beim Aufwand.
In Österreich gibt es die Anlage EÜR nicht. Dort bleibt es bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und dem GuV-Bericht.