Kündigt das Finanzamt eine Betriebsprüfung an, will der Prüfer meist die Daten als Datei. In Deutschland heißt das Datenträgerüberlassung (§ 147 Abs. 6 AO, GoBD), in Österreich gilt bei der Außenprüfung dasselbe nach §§ 131, 132 BAO. WerkoApp erstellt diese Datei mit einem Klick. Dazu gibt es eine vorausgefüllte Verfahrensdokumentation.
Die Seite finden Sie unter Verwaltung → Betriebsprüfung & GoBD. Sie sehen sie als Inhaber oder Admin.
Datenexport für den Prüfer
- Klicken Sie im Menü links auf Verwaltung.
- Klicken Sie auf die Kachel Betriebsprüfung & GoBD.
- Wählen Sie unter Geschäftsjahr das Jahr. Oder geben Sie unter oder freier Zeitraum ein Von- und ein Bis-Datum ein.
- Klicken Sie auf Export herunterladen bzw. Zeitraum exportieren.
- Sie bekommen eine ZIP-Datei, z. B.
Betriebspruefung_Muster_GmbH_20250101-20251231.zip. Geben Sie sie dem Prüfer, z. B. auf einem USB-Stick.
Beginnt Ihr Geschäftsjahr nicht im Januar, stellen Sie den Monat in den Buchhaltungs-Einstellungen ein. Die Auswahl zeigt dann z. B. „2025/2026“.
Im ZIP steckt:
| Datei | Inhalt |
|---|---|
index.xml |
Beschreibung aller Tabellen nach dem GDPdU-Standard (für Prüfsoftware wie IDEA) |
gdpdu-01-08-2002.dtd |
Die Regeln, nach denen index.xml aufgebaut ist |
rechnungen.csv |
Rechnungen, Teil- und Schlussrechnungen, Gutschriften: Nummer, Datum, Kunde, Netto, Steuer, Brutto, Status, bezahlt am, festgeschrieben seit |
rechnungspositionen.csv |
Alle Positionen mit Menge, Einzelpreis, Steuersatz und Betrag |
rechnungen_steuer.csv |
Netto und Steuer je Steuersatz und Rechnung |
gutschriften_storno.csv |
Jede Gutschrift mit der Rechnung, auf die sie sich bezieht |
kunden.csv |
Die Kunden dieser Belege |
eingangsrechnungen.csv |
Lieferantenrechnungen mit Konto, Steuer und Vorsteuer |
buchungssaetze.csv |
Das Buchungsjournal (bei doppelter Buchhaltung) |
bankumsaetze.csv |
Eingelesene Kontoauszüge mit Zuordnung zur Rechnung |
mahnungen.csv |
Mahnungen mit Stufe, Gebühr und Zinsen |
ausgangsrechnungen_extern.csv |
Rechnungen aus anderen Programmen, die Sie in WerkoApp erfasst haben |
Tabellen ohne Einträge im Zeitraum fehlen. Die Dateien sind CSV mit Semikolon, Komma als Dezimalzeichen und Datum im Format TT.MM.JJJJ. Sie öffnen sich auch in jeder Tabellenkalkulation. Jeder Export steht im Audit-Log.
Die PDFs der Rechnungen und die eingescannten Eingangsrechnungen sind nicht im ZIP. Sie bleiben in WerkoApp und lassen sich jederzeit einzeln herunterladen.
Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie Belege in Ihrem Betrieb entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden. Auch in Österreich hilft sie bei der Prüfung. WerkoApp liefert eine Vorlage als PDF.
- Öffnen Sie Verwaltung → Betriebsprüfung & GoBD.
- Klicken Sie unter Verfahrensdokumentation auf Als PDF herunterladen oder auf Ansehen.
Die Vorlage folgt der Gliederung der GoBD: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation und internes Kontrollsystem. Vorausgefüllt sind Ihre Firmendaten aus Verwaltung → Firmenstammdaten, die Rollen Ihrer Benutzer und alles, was WerkoApp selbst macht: Belegfluss Angebot → Auftrag → Rechnung, Nummernkreise, Festschreibung ab Versand, Datensicherung, Zugriffsrechte, E-Rechnung-Empfang, Belegscan und die Aufbewahrungsfristen Ihres Landes.
Wichtig: Gelb markierte Stellen muss Ihr Betrieb selbst ausfüllen, z. B. wer Eingangsrechnungen prüft, ob Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden oder welche Kasse Sie nutzen. Die Vorlage ersetzt keine eigene Prüfung. Lassen Sie die fertige Fassung von Ihrem Steuerberater durchsehen. Ändert sich ein Ablauf, laden Sie eine neue Fassung herunter und heben Sie die alte auf.
Was WerkoApp für GoBD und BAO selbst erledigt
- Unveränderbarkeit: Gesendete Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern oder löschen. Korrektur nur per Storno oder Gutschrift. Siehe Rechnung ändern oder stornieren. Die Sperre ist Standard und wird empfohlen. Der Inhaber kann im Ausnahmefall eine einzelne Rechnung mit Grund entsperren oder die Sperre unter Verwaltung → Firmenstammdaten ganz ausschalten. Beides steht im Audit-Log, und jede Änderung an einer gesendeten Rechnung wird mit alten und neuen Werten protokolliert. Die Verfahrensdokumentation beschreibt die jeweils eingestellte Variante. Ein Protokoll ersetzt die Unveränderbarkeit aber nicht – lassen Sie die Sperre an.
- Nummernkreise: fortlaufend und je Betrieb nur einmal vergeben.
- Protokoll: Jede Änderung, jeder Versand, jede Statusänderung, jedes Entsperren und jeder abgelehnte Änderungsversuch steht unter Verwaltung → Audit-Log.
- Eingefrorene Daten: Ändern Sie den Kundenstamm, bleiben alte Belege unverändert.
- Sicherung: Die Daten werden täglich gesichert, Jahressicherungen bleiben dauerhaft.
Aufbewahrungsfristen
| Land | Was | Wie lange |
|---|---|---|
| Deutschland | Bücher, Jahresabschlüsse, Verfahrensdokumentation | 10 Jahre |
| Deutschland | Buchungsbelege, z. B. Rechnungen und Kontoauszüge (seit 2025) | 8 Jahre |
| Deutschland | Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Österreich | Bücher, Aufzeichnungen, Belege (§ 132 BAO) | 7 Jahre |
| Österreich | Unterlagen zu Grundstücken | 22 Jahre |
Die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Kündigen Sie WerkoApp, laden Sie vorher für jedes Jahr den Export und die PDFs herunter.
Häufige Fragen
Kann der Prüfer direkt in WerkoApp schauen? Ja. Legen Sie ihm unter Verwaltung → Mitarbeiter einen Benutzer mit der Rolle Leser an und geben Sie ihm nur die Rechte, die er braucht. Nach der Prüfung entfernen Sie den Zugang wieder.
Liest IDEA die Datei?
Die Datei folgt dem GDPdU-Beschreibungsstandard, den IDEA und andere Prüfprogramme einlesen. Der Prüfer öffnet in IDEA die index.xml.
Sind auch Entwürfe im Export? Ja. Der Export enthält alle Rechnungen mit Nummer im Zeitraum, auch Entwürfe. Die Spalte Status und Festgeschrieben_am zeigt, was gesendet wurde. So bleibt der Nummernkreis lückenlos nachvollziehbar.
Brauche ich die Verfahrensdokumentation als Kleinbetrieb? Die GoBD verlangen sie von jedem Betrieb, der Bücher elektronisch führt. Ihr Umfang richtet sich nach der Größe des Betriebs. Die Vorlage ist ein guter Anfang.
Was tun, wenn …
… die Kachel „Betriebsprüfung & GoBD“ fehlt? Sie sehen sie nur als Inhaber oder Admin. Siehe Rechte und Rollen.
… in der Verfahrensdokumentation „[bitte ergänzen]“ bei der Steuernummer steht? Tragen Sie die Steuernummer unter Verwaltung → Firmenstammdaten ein und laden Sie das PDF neu.