Rechnung ändern oder stornieren

Solange eine Rechnung Entwurf ist, ändern Sie alles: Positionen, Preise, Kunde, Datum, Texte. Sobald sie gesendet ist, ist sie festgeschrieben. Dann bleibt sie genau so, wie der Kunde sie bekommen hat. Das verlangen in Deutschland die GoBD und in Österreich die Bundesabgabenordnung (§ 131 BAO): Eine ausgestellte Rechnung darf nachträglich nicht verändert werden. Fehler korrigieren Sie mit einem Storno oder einer Gutschrift.

Wann eine Rechnung festgeschrieben ist

Eine Rechnung, Gutschrift oder Storno-Rechnung ist ab dem Moment festgeschrieben, in dem sie nicht mehr Entwurf ist:

Sie klicken auf Fertigstellen.
Sie schicken sie per E-Mail aus der Rechnung. Oder Sie hängen sie im E-Mail-Programm von WerkoApp an und senden die Mail.
Sie setzen den Status auf Gesendet, Bezahlt oder Storniert, z. B. über … → Status: ….
Sie markieren sie als bezahlt, auch über den Bank-Abgleich.

PDF ansehen, herunterladen oder drucken schreibt noch nicht fest. So können Sie einen Entwurf in Ruhe prüfen.

Eine festgeschriebene Rechnung erkennen Sie am Schloss: In der Liste Dokumente → Rechnungen steht statt des Stifts ein Schloss. In der Rechnung steht oben „Festgeschrieben seit …“ mit Datum und Grund.

Was gesperrt ist und was nicht

Gesperrt sind:

Positionen, Mengen, Preise, Rabatt und Steuer,
Kunde, Anschrift und Standort (falsche Empfängerdaten berichtigen Sie gezielt, siehe unten),
Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Nummer,
Texte, die auf der Rechnung stehen,
Löschen.

Das gilt überall: im Formular, in der Liste, für den KI-Assistenten und für alle Schnittstellen. Auch Status: Entwurf lässt sich nicht mehr setzen. Der KI-Assistent kann eine Rechnung nicht selbst entsperren; eine vom Inhaber entsperrte Rechnung darf er ändern, die Änderung wird protokolliert.

Weiter möglich sind:

Als bezahlt markieren und das Zahlungsdatum ändern,
die Fälligkeit und das Mahnwesen,
die Interne Bemerkung (sie steht nicht auf der Rechnung). Klicken Sie danach auf Bemerkung speichern,
PDF, E-Rechnung, E-Mail und WhatsApp, auch ein zweites Mal,
Storno, Gutschrift und Kopieren.

So korrigieren Sie eine gesendete Rechnung

Öffnen Sie die Rechnung über Dokumente → Rechnungen.
Klicken Sie oben im blauen Hinweis auf Stornieren. Oder in der Liste über … → Storno.
Bestätigen Sie die Frage mit OK. Es entsteht eine Storno-Gutschrift über den ganzen Betrag. Die alte Rechnung bekommt den Status Storniert.
Schicken Sie die Storno-Gutschrift an den Kunden.
Klicken Sie in der alten Rechnung auf Als neue Rechnung kopieren. Die Kopie ist ein Entwurf mit neuer Nummer und heutigem Datum.
Korrigieren Sie die Kopie und schicken Sie sie.

Stimmt nur ein Teil nicht, z. B. eine Position zu viel, nehmen Sie statt des Stornos Gutschrift und lassen darin nur die betroffenen Positionen stehen. Mehr dazu unter Angebot → Auftrag → Rechnung.

Falsche Empfängerdaten berichtigen (Name, Anschrift, UID, E-Mail)

Stimmen nur die Angaben zum Kunden nicht – Firmenname falsch geschrieben, alte Anschrift, falsche UID-Nummer bzw. USt-IdNr. oder E-Mail –, müssen Sie nicht stornieren. Eine solche Rechnung darf berichtigt werden (Deutschland: § 31 Abs. 5 UStDV, Österreich: § 11 Abs. 1 UStG). Positionen, Beträge, Datum und Nummer bleiben gleich.

Wichtig vorab: Die Rechnung druckt die Kundendaten so, wie sie beim Ausstellen waren. Korrigieren Sie den Kunden nur im Kundenstamm, bleibt die gesendete Rechnung bei den alten Daten. Nach dem Speichern im Kundenstamm zeigt WerkoApp darum einen Hinweis mit Links zu den betroffenen Rechnungen.

Gesperrte Rechnung (Standard) – nur Inhaber/Admin:

Öffnen Sie die Rechnung.
Klicken Sie im blauen Hinweis auf Empfängerdaten korrigieren ….
Ändern Sie die falschen Felder: Firma, Vorname, Nachname, Name 1–3, Zusatz, Anschrift, UID bzw. USt-IdNr., E-Mail und in Deutschland die Leitweg-ID. Haben Sie den Kunden schon im Kundenstamm korrigiert, klicken Sie auf Aus Kundenstamm vorbelegen.
Tragen Sie den Grund ein (Pflichtfeld). Er steht nur im Audit-Log – nie auf dem PDF, der E-Rechnung, in der E-Mail oder im Kundenportal.
Wenn der Kunde die Rechnung neu bekommen soll, setzen Sie den Haken Korrigierte Rechnung danach erneut an den Kunden senden.
Setzen Sie den Haken zur Bestätigung, klicken Sie auf Empfängerdaten korrigieren und bestätigen Sie mit OK.

Die Rechnung bleibt dabei gesperrt. Mit dem Haken aus Schritt 5 öffnet sich danach das gewohnte E-Mail-Fenster mit der (korrigierten) Adresse. Im Audit-Log steht EMPFAENGER_KORRIGIERT mit Grund, Benutzer und den alten und neuen Werten jedes geänderten Feldes; die Rechnung bekommt den internen Vermerk „nach Versand geändert am …“.

Bei falschen Beträgen, Steuersätzen, Steuerhinweisen oder bei falscher Kundenart (Privat/Firma) hilft das nicht: Dann stornieren Sie und erstellen eine neue Rechnung.

Bearbeitbare Rechnung (Entwurf, entsperrt oder Sperre ausgeschaltet):

Klicken Sie unter dem Kunden auf Kundendaten aus Kundenstamm neu übernehmen. Name, Anschrift, UID bzw. USt-IdNr., E-Mail, Leitweg-ID und die Kundenart kommen aus dem aktuellen Kundenstamm, die Rechnung wird gespeichert. Wählen Sie im Formular einen anderen Kunden, passiert das automatisch. Eine Abweichende Anschrift für diesen Beleg bleibt wie gewohnt änderbar. Bei einer bereits gesendeten Rechnung steht jede dieser Änderungen mit alten und neuen Empfängerdaten im Audit-Log.

Der KI-Assistent (MCP) kann Empfängerdaten gesperrter Rechnungen nicht korrigieren. Ändert er einen Kunden mit gesendeten Rechnungen, weist er darauf hin.

Ausnahme: Rechnung entsperren (nur Inhaber/Admin)

Empfohlen bleibt Storno und neue Rechnung. Für den Ausnahmefall, z. B. einen offensichtlichen Tippfehler in einer Rechnung, die der Kunde noch nicht hat, kann der Inhaber oder ein Admin eine einzelne Rechnung entsperren:

Öffnen Sie die Rechnung.
Klicken Sie im blauen Hinweis auf Rechnung entsperren ….
Tragen Sie den Grund ein (Pflichtfeld) und setzen Sie den Haken, dass die Änderung protokolliert wird.
Klicken Sie auf Rechnung entsperren und bestätigen Sie mit OK.

Die Rechnung ist jetzt bearbeitbar, der Status bleibt. Sie wird wieder gesperrt, sobald Sie sie erneut per E-Mail senden oder auf Wieder sperren klicken. Das geht auch bei älteren Rechnungen.

Alles wird im Audit-Log festgehalten: wer wann mit welchem Grund entsperrt hat und bei jeder Änderung die alten und neuen Werte der geänderten Kopffelder (z. B. Betreff, Datum, Kunde) sowie Anzahl und Summe der Positionen vorher und nachher. Die Rechnung bekommt außerdem den internen Vermerk „nach Versand geändert am …“. Er steht nur in WerkoApp, nicht auf dem PDF.

Bezahlte und stornierte Rechnungen lassen sich auch entsperrt nicht löschen.

Sperre für den ganzen Betrieb ausschalten

Unter Verwaltung → Firmenstammdaten → Gesendete Rechnungen sperren (empfohlen, GoBD/BAO) kann der Inhaber oder ein Admin die Sperre ausschalten. Standard ist An. Vor dem Ausschalten erscheint eine Warnung (Deutschland: GoBD, Österreich: § 131 BAO), die Sie ausdrücklich bestätigen müssen. Jedes Umschalten steht im Audit-Log.

Ist die Sperre aus, lassen sich gesendete Rechnungen wie Entwürfe bearbeiten – jede Änderung wird aber genauso mit alten und neuen Werten protokolliert und vermerkt. Löschen geht nur bei unbezahlten, nicht stornierten Rechnungen; die Löschung steht mit Nummer und Betrag im Audit-Log. Zurück auf Entwurf geht eine gesendete Rechnung auch dann nicht.

Ehrlich gesagt: Das Protokoll macht Änderungen nachvollziehbar, ersetzt aber die Unveränderbarkeit nicht. Bei einer Betriebsprüfung kann eine ausgeschaltete Sperre beanstandet werden. Lassen Sie die Sperre deshalb an.

Häufige Fragen

Ich habe aus Versehen auf „Fertigstellen“ geklickt. Was nun? Hat der Kunde die Rechnung noch nicht bekommen, gilt trotzdem: Sie ist festgeschrieben. Machen Sie ein Storno und erstellen Sie die Rechnung neu. Storno und neue Rechnung schicken Sie nur, wenn der Kunde die erste Rechnung schon hat. Alternativ kann der Inhaber die Rechnung mit Grund entsperren (siehe oben); das wird protokolliert.

Warum kann ich eine gesendete Rechnung nicht löschen? Rechnungen müssen aufbewahrt werden: in Deutschland 8 Jahre, in Österreich 7 Jahre. Auch eine falsche Rechnung gehört dazu. Löschen können Sie nur Entwürfe, mit dem Recht Dokumente löschen. Auch dann steht das Löschen mit der Nummer im Audit-Log, damit die Lücke im Nummernkreis erklärbar bleibt.

Wird festgehalten, wer etwas versucht hat? Ja. Jede Statusänderung und jeder abgelehnte Änderungsversuch steht unter Verwaltung → Audit-Log.

Gilt das auch für Angebote und Aufträge? Nein. Angebote und Auftragsbestätigungen bleiben änderbar. Löschen Sie eins mit Nummer, steht das im Audit-Log.

Was ist mit Rechnungen von vor der Umstellung? Alle Rechnungen, die nicht Entwurf sind, sind festgeschrieben, auch ältere. An ihren Daten ändert sich dabei nichts.

Ich habe in den ersten Tagen nur Testrechnungen „gesendet“. Kann ich sie loswerden? Ja, in den ersten 90 Tagen nach der Anlage Ihres Betriebs. Öffnen Sie Verwaltung → Testdaten löschen, wählen Sie Ausgangsrechnungen und setzen Sie den Haken Ich bestätige, dass es Testrechnungen sind. Die Seite zeigt, wie viele Tage noch bleiben. Das Löschen steht mit allen Nummern im Audit-Log. Danach löscht Testdaten löschen nur noch Entwürfe.

Was tun, wenn …

… „Gesendete Rechnungen können nicht mehr geändert werden – bitte stornieren und neu erstellen.“ erscheint? Die Rechnung ist festgeschrieben. Gehen Sie vor wie oben unter „So korrigieren Sie eine gesendete Rechnung“.

… „Gesendete Rechnungen können nicht gelöscht werden“ erscheint? Stornieren Sie die Rechnung statt sie zu löschen.

… beim Autospeichern ein Fehler kommt? In festgeschriebenen Rechnungen ist das Autospeichern aus. Laden Sie die Seite neu.

… der Knopf „Empfängerdaten korrigieren“ fehlt? Den sehen nur Inhaber und Admins, und nur bei gesperrten Rechnungen. Bei einer bearbeitbaren Rechnung nehmen Sie Kundendaten aus Kundenstamm neu übernehmen oder ändern die abweichende Anschrift direkt.

… „Keine Änderung an den Empfängerdaten“ erscheint? Die Felder stimmen schon mit der Rechnung überein. Prüfen Sie, ob Sie die Korrektur im richtigen Feld eingetragen haben.

… der Knopf „Rechnung entsperren“ fehlt? Den sehen nur Inhaber und Admins. Ist die Sperre für den Betrieb ausgeschaltet, gibt es ihn ebenfalls nicht – die Rechnung ist dann ohnehin bearbeitbar.

… „Bezahlte Rechnungen können nicht gelöscht werden“ erscheint? Auch bei ausgeschalteter Sperre oder entsperrter Rechnung bleiben bezahlte Rechnungen erhalten. Stornieren Sie sie.