Eine Hausverwaltung hat viele Häuser, ein Hotel mehrere Gebäude. Die Rechnung geht immer an dieselbe Adresse, gearbeitet wird aber an verschiedenen Orten. Diese Adressen heißen in WerkoApp Standorte (auch Objekte). Jeder Standort gehört zu einem Kunden und hat eine Bezeichnung und eine Adresse.
So geht's
Einen neuen Standort legen Sie direkt im Beleg an, z. B. im Angebot:
- Öffnen Sie das Angebot und wählen Sie unter Kopfdaten den Kunden.
- Klicken Sie bei Standort / Baustellenadresse auf Neu.
- Tragen Sie eine Bezeichnung ein, z. B. „Neubau Hauptstr.“. Sie ist optional.
- Tragen Sie Straße + Hausnr., PLZ und Ort ein, bei Bedarf auch Stiege und Tür / Top.
- Klicken Sie auf Anlegen. Der neue Standort ist gleich ausgewählt.
- Klicken Sie unten auf Speichern.
Ohne Bezeichnung nimmt WerkoApp die Adresse als Namen. Bezeichnung oder Straße brauchen Sie mindestens.
So geht es auch im Auftrag und in der Rechnung. Der Standort steht danach in allen Belegen dieses Kunden zur Auswahl.
Standort wählen und ändern
- Wählen: Das Feld Standort / Baustellenadresse erscheint, sobald ein Kunde gewählt ist. Es listet alle Standorte des Kunden mit Adresse. — Kein Standort — heißt: kein eigener Standort.
- Ändern: Klicken Sie auf den Stift neben dem Feld, ändern Sie die Angaben und klicken Sie auf Speichern.
Gut zu wissen: Wird der Standort schon in anderen Belegen verwendet, ändert WerkoApp ihn nicht überall. Es legt automatisch eine Kopie nur für diesen Beleg an. Ältere Angebote und Rechnungen bleiben so, wie sie ausgestellt wurden. In der Auswahl stehen danach zwei Standorte mit derselben Bezeichnung. Nehmen Sie den, hinter dem die neue Adresse steht.
Wo der Standort erscheint
- Auf dem PDF: In der Zeile Standort:, z. B. „Standort: Hauptstraße 12/2/5, 1010 Wien“.
- Ohne gewählten Standort steht dort die Leistungsadresse aus dem Kundenstamm, falls der Kunde eine hat.
- Beim Umwandeln: Wird aus dem Angebot ein Auftrag oder eine Rechnung, kommt der Standort mit.
- Mit Projekt: Ist noch kein Standort gewählt und Sie wählen im Beleg ein Projekt, wird dessen Baustellenadresse zum Standort. Gibt es beim Kunden noch keinen Standort mit dieser Adresse, legt WerkoApp ihn mit dem Projektnamen an. Mehr unter Projekte und Zeitachse.
Leistungsadresse oder Standort?
- Die Leistungsadresse steht im Kundenstamm. Es gibt sie einmal je Kunde. Nehmen Sie sie, wenn fast immer am selben Ort gearbeitet wird. Wie Sie sie eintragen, steht unter Kunden anlegen und bearbeiten.
- Standorte gibt es beliebig viele. Sie wählen sie je Beleg aus.
Ein Standort aus Angebot, Auftrag oder Rechnung kommt nicht auf den Arbeitschein. Dort steht unter Serviceadresse die Leistungsadresse des Kunden, sonst seine Rechnungsadresse. Nur Arbeitscheine aus einem Wartungsvertrag tragen den Standort des Vertrags. Wird woanders gearbeitet, tragen Sie die Adresse im Arbeitschein im Feld Leistungsadresse ein, mit PLZ.
Anlagen und Geräte
Eine eigene Geräteliste je Kunde gibt es nicht. Geräte wie Therme, Wärmepumpe oder Klimagerät halten Sie im Wartungsvertrag und im Wartungsprotokoll fest:
- Wartungsvertrag: Unter Dokumente → Wartungsverträge wählen Sie bei Kunde & Objekt den Kunde und bei Bedarf Objekt / Anlage (optional). Unter Gerät tragen Sie Gerätetyp, Hersteller, Modell, Seriennummer und Standort / Aufstellort ein, z. B. „Heizraum Keller“.
- Wartungsprotokoll: Unter Dokumente → Wartungsprotokolle wählen Sie bei Kunde & Objekt das Objekt (optional). Die Adresse füllt sich dann selbst. Unter Gerät stehen Gerätetyp, Hersteller, Modell / Typ, Seriennummer, Baujahr, Leistung (kW) und Aufstellort.
Zur Auswahl stehen die Standorte, die Sie in Angeboten, Aufträgen oder Rechnungen angelegt haben. Mehr unter Wartungsverträge und Wartungsprotokoll.
Häufige Fragen
Wo sehe ich alle Standorte eines Kunden? Im Beleg: Wählen Sie den Kunden und klappen Sie das Feld Standort / Baustellenadresse auf. Eine eigene Liste in der Kundenakte gibt es nicht.
Kann ich einen Standort löschen? Nein. Wählen Sie im Beleg einfach — Kein Standort — oder einen anderen Standort.
Ich ändere die Adresse eines Standorts. Ändern sich alte Rechnungen mit? Nein. Angebote, Aufträge und Rechnungen halten den Standort fest, so wie er beim Ausstellen war. Soll ein Beleg die neue Adresse bekommen, wählen Sie dort — Kein Standort —, dann den Standort neu, und speichern. Gibt es die Bezeichnung zweimal, nehmen Sie den Eintrag mit der neuen Adresse hinter der Bezeichnung.
Wo finde ich Fotos zu einer Adresse? Fotos laden Sie unter Ablage → Fotos hoch, mit Kunde und Adresse. Die Ordner je Adresse sehen Sie unter Ablage → Adressen. Beides hängt von Ihrem Paket und Ihren Rechten ab.
Was passiert mit den Standorten, wenn ich zwei Kunden zusammenführe? Sie wandern mit zum Hauptkunden. Mehr unter Doppelte Kunden zusammenführen.
Was tun, wenn …
… das Feld „Standort / Baustellenadresse“ fehlt? Es erscheint erst, wenn im Beleg ein Kunde gewählt ist. Wählen Sie zuerst den Kunden.
… „Bitte Bezeichnung oder Straße angeben.“ erscheint? Tragen Sie mindestens eine Bezeichnung oder eine Straße ein und klicken Sie erneut auf Anlegen.
… auf dem PDF kein Standort steht? Im Beleg ist — Kein Standort — gewählt und der Kunde hat keine Leistungsadresse. Wählen Sie einen Standort und speichern Sie.
… beim Wartungsvertrag das Objekt fehlt? Für diesen Kunden gibt es noch keinen Standort. Legen Sie ihn in einem Angebot, Auftrag oder einer Rechnung des Kunden an, wie oben beschrieben.